Secrétaire IA ou secrétaire humaine : quel choix pour un artisan ?

Combien coûte une secrétaire pour un artisan aujourd'hui ?

Entre environ 900 et 1 500 € par mois pour un mi-temps salarié, et de 1 800 à 2 500 € pour un temps plein, charges comprises, selon le niveau de qualification. Un télésecrétariat externalisé descend le plus souvent entre 80 et 500 € par mois selon le forfait d'appels. Ces fourchettes sont des ordres de grandeur du marché, reconstitués à partir des grilles publiées par les prestataires et des devis que nos clients nous soumettent, et non des statistiques officielles : elles sont à vérifier sur votre cas précis. Le coût réel dépend du salaire brut négocié, des exonérations dont vous bénéficiez, du volume d'appels traité et du niveau de qualification demandé. Pour un artisan de Bordeaux ou de Gironde qui hésite à franchir le pas, l'ordre de grandeur suffit néanmoins à cadrer la décision : la question n'est pas de savoir si l'écart entre un salaire et un abonnement est important, il l'est évidemment, mais de savoir laquelle des deux dépenses correspond au volume d'appels que vous recevez réellement. Nous détaillons le versant purement téléphonique de ce calcul dans notre article sur le standard téléphonique IA pour artisan à Bordeaux.

Secrétaire salariée : le coût réel n'est pas le salaire

Le chiffre qui trompe est le salaire net affiché sur l'annonce. En 2023, la moitié des salariés du privé percevaient moins de 2 180 € net par mois en équivalent temps plein selon l'Insee, et un poste de secrétariat administratif se situe généralement sous cette médiane. Mais l'employeur ne paie ni le net ni même le brut : il paie le brut augmenté des cotisations patronales, dont les taux au 1er janvier 2025 sont détaillés par Entreprendre Service-Public. S'ajoutent la mutuelle, le poste de travail, la ligne téléphonique, et surtout le temps que vous passerez à former la personne pendant les premières semaines.

Télésecrétariat externalisé : la formule intermédiaire

Le télésecrétariat fait décrocher un opérateur humain à votre place, souvent mutualisé entre plusieurs clients. C'est la formule la plus souple financièrement, et elle a un vrai mérite : au bout du fil, il y a quelqu'un. Sa limite tient à la connaissance métier. L'opérateur ne sait pas qu'un remplacement de chauffe-eau se planifie sur une demi-journée, ni que vous ne prenez plus de chantier au-delà de trente kilomètres. Il note et transmet. La qualification de la demande, elle, reste à faire le soir.

La secrétaire IA : comment ça marche et combien ça coûte ?

Comptez de l'ordre de 40 à 200 € par mois d'abonnement pour un standard téléphonique IA dimensionné pour une TPE, auxquels s'ajoute une mise en place qui va de quelques centaines à quelques milliers d'euros lorsque l'assistant est réellement paramétré sur votre métier. Le prix d'un standard téléphonique IA varie surtout selon deux choses : le volume d'appels traités et le degré de personnalisation. Un répondeur intelligent générique coûte peu et rend peu. Un assistant qui connaît vos zones d'intervention, vos durées d'intervention type et vos règles de priorité demande un vrai travail de cadrage en amont.

Ce qu'une secrétaire IA fait concrètement

La secrétaire IA décroche à la première sonnerie, à toute heure, y compris quand vous êtes sous un plancher. Elle demande qui appelle, pour quel type d'intervention, à quelle adresse et avec quel degré d'urgence. Elle propose un créneau dans votre agenda si la demande entre dans les cases que vous avez définies, ou annonce un rappel de votre part si ce n'est pas le cas. Elle envoie ensuite une fiche écrite, lisible en trente secondes entre deux chantiers. Certains dispositifs vont plus loin et déclenchent l'envoi d'un devis type ou une relance automatique, ce qui rejoint la logique de prise de rendez-vous automatique pour artisan que nous détaillons ailleurs. Ce que l'assistant ne fait jamais de lui-même, en revanche, c'est engager l'entreprise : il ne confirme ni un prix, ni un délai contractuel, ni une acceptation de chantier. Ces trois décisions restent les vôtres, et c'est précisément la frontière qu'il faut poser par écrit avant la mise en service.

Une IA peut-elle vraiment remplacer une secrétaire ?

Non. Elle remplace le silence. La nuance est décisive : chez la majorité des artisans solo que nous accompagnons, la question n'est pas « IA ou secrétaire », c'est « IA ou personne ». Aucun assistant logiciel ne rattrape un client mécontent, ne sent qu'un interlocuteur hésite sur le prix, ne relit un devis avant envoi et ne connaît l'historique humain d'un chantier compliqué. Ce qu'il fait très bien, en revanche, c'est ce que personne ne fait aujourd'hui : répondre à 11 h 40 quand vous êtes en hauteur, à 19 h quand vous roulez, et le samedi matin quand un dégât des eaux tombe. Une secrétaire IA artisan est un filet, pas un cerveau. Elle attrape ce qui tombe, elle ne décide pas de ce qu'on en fait. La bonne façon de la juger n'est donc pas de la comparer à la meilleure assistante que vous ayez connue, mais à ce qui se passe aujourd'hui quand personne ne décroche : un appelant qui n'a laissé ni nom ni motif, et une journée qui se termine sans qu'on sache ce qu'on a perdu.

Secrétaire humaine, IA ou hybride : le comparatif

Aucune des trois options ne gagne sur tous les critères : l'humaine gagne sur la relation, l'IA sur la couverture horaire, l'hybride sur le rapport entre les deux. Le débat est presque toujours posé à deux branches alors qu'il en compte trois. La troisième, l'hybride, est celle qui tient le mieux dans la durée chez les entreprises de deux à dix personnes.

Ce tableau n'élit pas un gagnant. Il montre que les trois options ne répondent pas à la même question. La secrétaire humaine achète de la qualité relationnelle et de la souplesse, au prix d'un coût fixe élevé et d'une couverture limitée aux heures ouvrées. La secrétaire IA achète de la couverture et de la régularité, au prix d'une conversation qui reste sur des rails.

L'hybride consiste à faire répondre l'assistant à tous les appels, puis à transférer immédiatement vers un humain, vous ou une personne de l'équipe, dès qu'une condition définie est atteinte : urgence déclarée, client existant, montant important, appelant qui insiste pour parler à quelqu'un. Dans cette configuration, l'IA ne décide de rien de sensible. Elle trie, elle horodate, elle transmet. C'est la seule des trois options où l'artisan ne perd ni la couverture de nuit ni la conversation difficile. C'est aussi celle qui demande le plus de rigueur au départ, parce qu'il faut écrire précisément la frontière entre les deux mondes, et cette frontière ne s'improvise pas au téléphone. Une règle de transfert floue produit le pire des deux systèmes : un assistant qui bascule tout vers l'artisan, donc qui ne soulage rien, ou un assistant qui garde des appels qu'il aurait fallu transmettre. Écrire cette règle prend une heure, elle décide de tout le reste.

Quel choix selon votre situation d'artisan ?

Artisan solo débordé par les appels

Si vous travaillez seul, que vous ratez plusieurs appels par jour et que l'idée d'un salaire fixe supplémentaire vous serre le ventre, l'assistant IA en premier filtre est le point de départ raisonnable. Le coût est faible, réversible, et le gain se mesure en une semaine : le nombre d'appels sans trace tombe à zéro.

Petite équipe avec un fort besoin de relationnel

Si vous êtes trois ou cinq, avec des clients suivis et des chantiers longs, l'hybride s'impose. L'assistant tient le premier niveau et les horaires décalés, la personne qui gère l'administratif récupère du temps pour ce qu'elle fait mieux qu'une machine : rassurer, arbitrer, relancer intelligemment.

Activité qui justifie un temps plein

Si le téléphone sonne toute la journée, que la facturation, les commandes fournisseurs et le suivi de chantier prennent déjà un poste complet, embauchez. C'est la réponse honnête. Une IA n'a jamais tenu un poste administratif complet, et prétendre le contraire vous coûterait un an et beaucoup de crédibilité auprès de vos clients.

Le calcul qui compte : combien vous coûtent vos appels manqués ?

Avant de comparer des mensualités, comparez-les à ce que vous perdez déjà. Le raisonnement se fait en trois nombres que vous seul connaissez : combien d'appels entrants vous ne prenez pas dans une semaine, quelle proportion de ces appels venait d'un prospect et non d'un fournisseur, et quel est votre panier moyen d'intervention. Multipliez les trois et vous obtenez une estimation de chiffre d'affaires qui n'a jamais existé. Ce calcul n'est pas une statistique, c'est un ordre de grandeur à établir chez vous, avec vos propres chiffres : deux artisans du même métier, à quinze kilomètres d'écart en Gironde, n'obtiennent pas du tout le même résultat. Nous avons détaillé la méthode complète dans notre article sur ce que coûtent réellement les appels manqués d'un artisan. Faites-le une fois, sérieusement, avant de comparer le moindre devis : c'est le seul chiffre qui rende comparables un salaire chargé, un forfait de télésecrétariat et un abonnement à un assistant vocal, parce qu'il ramène les trois au même dénominateur, l'argent qui ne rentre pas.

L'expérience de terrain donne toutefois un repère utile. En dirigeant des entreprises du bâtiment en Gironde, j'ai constaté qu'un prospect qui tombe sur une messagerie rappelle rarement : il compose le numéro suivant sur sa liste. Le coût d'un appel manqué n'est donc pas un retard, c'est une perte sèche, et elle est invisible parce qu'aucun chiffre ne la matérialise dans la comptabilité.

Où en sont les autres artisans et TPE sur ce sujet ?

Moins avancés qu'on ne le croit, ce qui laisse une vraie marge d'avance à prendre. Le Baromètre France Num 2025 montre que la part de TPE et PME déclarant utiliser l'intelligence artificielle a doublé en un an pour atteindre 26 %. Mais cet usage reste dominé par l'IA générative, citée par 22 % des répondants, tandis que les chatbots et assistants concernent 14 % des entreprises et l'automatisation de tâches seulement 5 %.

Autrement dit, l'écrasante majorité des dirigeants de TPE qui ont adopté l'IA s'en servent pour rédiger, pas pour décrocher. L'assistant téléphonique reste un usage rare dans les TPE, alors qu'il touche exactement le point de perte le plus douloureux d'un artisan : la demande entrante qui s'évapore. Pour une entreprise du bâtiment de Nouvelle-Aquitaine, c'est un avantage compétitif accessible sans compétence technique particulière, et sans rien changer à la façon de travailler sur le chantier. Un client qui obtient une réponse et une date en trente secondes ne compare plus trois devis, il attend le vôtre.

Et la sécurité des données dans tout ça ?

Un assistant téléphonique manipule des données personnelles : identité de l'appelant, numéro, adresse du chantier, parfois des éléments sur son logement. Vous en êtes le responsable de traitement, quel que soit le prestataire, et cette responsabilité ne se délègue pas par contrat. La fiche obligations en matière de protection des données personnelles d'Entreprendre Service-Public rappelle que le responsable de traitement doit recenser les traitements de données personnelles et les supports sur lesquels ils reposent, et qu'un contrat de sous-traitance doit encadrer la relation avec le prestataire. Trois points doivent donc figurer noir sur blanc avant signature : où sont hébergées les données, combien de temps elles sont conservées, et qui peut y accéder. Dans les dispositifs que nous installons, la localisation de l'hébergement et l'inventaire des traitements figurent au contrat, ce qui alimente directement votre registre des activités de traitement au lieu de vous laisser le reconstituer après coup.

Deuxième point, la supervision humaine. Nous refusons de mettre en place un assistant qui engagerait l'entreprise seul, par exemple en confirmant un prix ou un délai contractuel. Il propose, vous validez. C'est aussi ce qui distingue un outil pensé pour un métier d'un abonnement générique : nous avons expliqué cette différence dans notre comparaison entre un agent IA sur mesure et un SaaS générique. Sur le volet purement téléphonique, notre article dédié au standard téléphonique IA pour artisan à Bordeaux entre dans le détail du fonctionnement.

Par où commencer sans se tromper

Par deux heures de travail avant tout achat : compter vos appels manqués réels, puis écrire en cinq lignes ce que vous voulez qu'on réponde à votre place. Par la mesure, donc, pas par l'abonnement. Regardez le journal d'appels de votre téléphone sur les quatre dernières semaines et comptez les appels non décrochés. Ce seul chiffre écarte déjà une des trois options : sous trois ou quatre appels manqués par semaine, aucun dispositif payant ne se justifie, et le problème est ailleurs. Au-delà, la question devient sérieuse.

Ensuite, écrivez ce que vous voulez qu'on réponde à votre place, en cinq lignes. C'est l'exercice qui bloque tout le monde, et c'est précisément celui qui détermine si l'assistant sera utile ou décoratif. Cette étape est la même que vous embauchiez ou que vous automatisiez : personne ne peut tenir votre téléphone tant que vos règles vivent uniquement dans votre tête. Elle s'inscrit dans une démarche plus large pour récupérer plusieurs heures par semaine quand on est artisan, dont le téléphone n'est qu'un des chantiers. Notre façon de travailler sur ces sujets est décrite dans l'offre Rescue Pro, et le déroulé d'un audit explique ce qui se passe concrètement lors du premier rendez-vous.